Kurzfassung: Bei Healthcare Holding Schweiz nutzen wir KAIZEN – unsere praxisnahe, visuelle Projektmanagement-Methodik — um akquirierte Unternehmen in stärkere Plattformen zu integrieren. Ein ganztägiger Kick-off-Workshop, ein physischer Master Schedule und wöchentliche 15-Minuten-Check-ins sorgen dafür, dass die Arbeit transparent, verbindlich und auf Kurs bleibt.
Bei Healthcare Holding Schweiz (HHS) akquirieren wir Unternehmen, die unsere Position im Schweizer Gesundheitswesen und in der Medtech-Distribution stärken. Einige Unternehmen arbeiten zunächst eigenständig weiter. Andere werden in eine grössere Plattform integriert, um interne Prozesse und den Zugang zu Kunden zu stärken.
Unsere Plattformen bestehen aus einer Gruppe von Unternehmen, die Kunden, Märkte, Systeme, Prozesse oder Führungsstrukturen teilen. Eine Plattform kann teilweise oder vollständig integriert sein. Der Integrationsgrad hängt vom jeweiligen Geschäft, von der Kundenüberschneidung und vom Wert ab, den wir durch das Zusammenführen von Teams und Prozessen schaffen können. Insgesamt bewegen wir uns kontinuierlich in Richtung stärkerer Integration, berücksichtigen dabei aber bewusst die individuellen Umstände jedes akquirierten Unternehmens.
Viele kleinere Healthcare-Distributoren verfügen über starke Kundenbeziehungen und tiefes Produktwissen, haben jedoch nur begrenzte Infrastruktur. Eine grössere Plattform ergänzt genau diese Infrastruktur: stärkere Vertriebsabdeckung, Kundenservice, Logistik, Qualitätsmanagement, IT, Finanzen, HR und Reporting. So wird das, was das akquirierte Unternehmen erfolgreich gemacht hat, durch eine stärkere operative Basis weiter verbessert.
“Eine Akquisition schafft nur dann Wert, wenn das Unternehmen nach dem Zusammenschluss stärker ist als zuvor. Unsere Aufgabe ist es, das zu schützen, was funktioniert, die Menschen zu unterstützen, die das Geschäft aufgebaut haben, und die Systeme und Prozesse einzubringen, die weiteres Wachstum ermöglichen.”
Fabio Fagagnini, CEO Healthcare Holding Schweiz AG
Integration schafft Wert durch Professionalisierung — also durch die oben erwähnte Infrastruktur — und durch Vereinfachung, zum Beispiel durch den Abbau von Doppelspurigkeiten bei IT-Systemen, Versicherungspolicen, externen Dienstleistern oder Mietverträgen. Der Wert entsteht nicht durch einen einzigen grossen Schritt, sondern durch viele kleine, praktische Verbesserungen.
Wie wir bei HHS mit der KAIZEN-Methodik integrieren
In den letzten drei Jahren haben wir mehr als 20 Unternehmen onboarded und über zehn davon integriert. Auf Basis dieser Erfahrung haben wir eine gut funktionierende Integrationsmethodik entwickelt, die sich mit dem Wachstum der Gruppe laufend weiter verbessert.
Noch vor der Akquisition eines Unternehmens definieren wir die Integrationsstrategie gemeinsam mit dem bisherigen Eigentümer und, falls relevant, mit dem Management des akquirierten Unternehmens. Ist das Zielunternehmen nicht gross oder eigenständig genug, um eine neue Plattform zu bilden, wird es derjenigen Plattform zugeordnet, mit der die grösste Überschneidung besteht. Damit geht die Verantwortung an den jeweiligen Platform CEO über.
Der Platform CEO ist anschliessend für die Integration des Unternehmens verantwortlich. Die Holding agiert als Sponsor, Sparringspartner und Facilitator: Sie hinterfragt den Plan, unterstützt den Integrationslead, hilft beim Abbau von Hindernissen und stellt sicher, dass Erkenntnisse von einer Integration in die nächste übertragen werden. Dieser Wissenstransfer ist entscheidend, um die zentralen Arbeitspakete zu definieren und mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen.
Eine gute Integration schützt das Tagesgeschäft, während das Unternehmen in eine bessere Struktur überführt wird. Deshalb nutzen wir für Integrationen einen strukturierten Projektmanagement-Ansatz. Wir nennen ihn KAIZEN Project Management. Der Name stammt vom japanischen Begriff für “kontinuierliche Verbesserung”: kleine, konsequente Schritte, die wiederholt und verfeinert werden und sich über die Zeit zu bedeutender Veränderung summieren. Diese Philosophie entspricht unserem Verständnis von Integration.
KAIZEN ist unsere Standardmethode für wichtige Veränderungsprojekte. Sie gibt Teams einen gemeinsamen Rahmen, um das Ziel zu definieren, die Arbeit zu planen, Fortschritt nachzuverfolgen und Probleme zu lösen. Die Methode ist praxisnah, sehr transparent und hat sich im KMU-Umfeld als äusserst wirksam erwiesen.
Die KAIZEN-Methodik ermöglicht es uns, Integrationen effizient umzusetzen, weil sie funktionsübergreifend arbeitet. Vertrieb, Kundenservice, Logistik und Administration müssen eng zusammenarbeiten, damit nichts übersehen wird.
Jeder KAIZEN-Prozess arbeitet mit vier klar definierten Rollen. Der Sponsor — typischerweise der Platform CEO oder ein Mitglied der Holding-Geschäftsleitung — definiert den Auftrag, sichert Ressourcen und beseitigt Hindernisse. Der KAIZEN Lead verantwortet das operative Projektmanagement: Er oder sie führt Meetings, aktualisiert die Charter und hält das Team in der Verantwortung. Der Facilitator leitet den Kick-off-Workshop und die wöchentlichen Check-ins und stellt sicher, dass die Methodik konsequent angewendet wird. Das Core Team, typischerweise sechs bis acht Workstream Owner aus Vertrieb, Kundenservice, Logistik, IT, Finanzen und HR, plant und setzt die Arbeit in den jeweiligen Swimlanes um.
Jede Integration beginnt mit einer KAIZEN Charter. Die Charter definiert das Projekt, bevor das Team mit der Arbeit startet. Sie umfasst Zielsetzung, Ausgangslage, Gap, Annahmen, Scope, Abgrenzungen, Team, Zeitplan, erwarteten Aufwand und zentrale Deliverables. Sie wird vom Projektlead vorbereitet und mit dem Sponsor überprüft. Dadurch entstehen klare Leitplanken, und zugrunde liegende Annahmen werden sichtbar, die später im Prozess Probleme auslösen könnten — zum Beispiel: Behalten wir zwei Marken, oder erfolgt ein Rebranding?
Die Charter wird zum verbindlichen Projektvertrag, den jedes Mitglied des Core Teams — also die Workstream Leads — unterzeichnet.
Sobald die Charter bereit ist, trifft sich das Core Team zu einem ganztägigen KAIZEN-Kick-off-Workshop nach der Visual Project Management Methodology.
Ein ganzer Tag kann zunächst wie eine grosse Investition wirken. In der Praxis spart er Zeit. Der Versuch, eine Integration in einem kurzen Meeting zu planen, erzeugt später meist deutlich mehr Aufwand. Die Teilnehmenden gehen mit offenen Fragen, unklaren Verantwortlichkeiten und unterschiedlichen Versionen des Plans auseinander.
Einige einfache Regeln halten den Tag fokussiert. Der Workshop dauert einen ganzen Tag, findet physisch statt und läuft ohne Telefone und Laptops; die einzige Ausnahme ist die kurze Präsentation der Charter zu Beginn. Jedes Arbeitspaket auf dem Board folgt einem Nomen-plus-Verb-Format, zum Beispiel “ERP-Daten bereinigt” oder “Kundenbrief versendet”, damit die Verantwortlichkeit eindeutig ist. Jede Swimlane enthält zwischen sechs und 16 Arbeitspakete von jeweils zwei bis 16 Stunden Umfang — klein genug, um konkret zu sein, und gross genug, um nicht ins Mikromanagement abzugleiten. Zusätzlich vergeben wir zwei freiwillige Rollen für den Tag: einen Timekeeper, der die Agenda im Blick behält, und einen Bio-Break Master, der Pausen ausruft, wenn die Energie sinkt.
Der Workshop gibt dem Team ausreichend Zeit, die Integration sorgfältig durchzuarbeiten. Jeder Workstream Owner plant die eigene Swimlane. Die Verantwortlichen schreiben die Arbeitspakete ihres Bereichs auf, platzieren sie auf dem Master Schedule und erklären, was passieren muss, wann es passieren muss und welche anderen Teams betroffen sind.
Der Master Schedule ist ein physisches Board. Die Zeitachse verläuft oben. Jede Funktion hat eine eigene Swimlane. Meilensteine stehen über den relevanten Wochen. Arbeitspakete befinden sich in den Swimlanes. Abhängigkeiten werden markiert. Ferien, Risiken und Issues werden ergänzt, sobald sie sichtbar werden. Unten ist eine anonymisierte Version unseres letzten KAIZEN-VPM-Projekts dargestellt.
Wir haben uns bewusst für ein physisches Board statt für digitale Projektmanagement-Tools entschieden. Die Sichtbarkeit ist der entscheidende Punkt: Wenn der Plan an der Wand hängt, sieht jedes Teammitglied auf einen Blick, wo das Projekt steht, was in dieser Woche fällig ist und wo Risiken liegen. Es gibt kein verstecktes Gantt-Chart und keine vergrabene Aufgabenliste. Transparenz und Verantwortung entstehen so auf natürliche Weise — die Arbeit ist sichtbar, und die Zuständigkeit ebenfalls.
Rund um den Master Schedule halten drei zusätzliche Tools das Team ausgerichtet. Der Parking Lot erfasst alle Themen, die während des Workshops aufkommen, aber nicht sofort gelöst werden können. So bleibt der Tag im Fluss, ohne wichtige Punkte zu verlieren. Die Pitcher/Catcher-Methode verfolgt Abhängigkeiten: Nummeriert von 1 bis 10 verbindet jedes Paar die Person, die ein Ergebnis liefert — den Pitcher — mit der Person, die davon abhängig ist — dem Catcher — direkt auf dem Master Schedule. Am Ende des Tages füllt das Team zudem ein Learnings-Flipchart aus, auf dem Positives, Negatives und AHA-Momente festgehalten werden. Dieses Feedback fliesst in den nächsten KAIZEN ein.
“Dieses Format funktioniert, weil die Menschen, die die Arbeit leisten, den Plan gemeinsam erstellen. Jede Swimlane hat einen Owner. Jede Abhängigkeit wird diskutiert. Am Ende des Tages weiss das Team, was passieren muss und wo die Risiken liegen.”
Moritz Sollberger, COO Healthcare Holding Schweiz AG
Nach dem Kick-off übernimmt der Projektlead das tägliche Management der Integration. Das Core Team trifft sich wöchentlich zu einem 15-minütigen Status-Update. Jeder Owner berichtet über die eigene Swimlane. Punkte, die auf Kurs sind, benötigen keine lange Diskussion. Verzögerungen werden direkt adressiert. Wenn ein Arbeitspaket verschoben wird, wird es auf dem Board bewegt und die Verschiebung klar markiert. Wenn ein Issue auftaucht, wird er im Issue Tracker mit Owner, klarer Gegenmassnahme und Deadline erfasst. Wenn ein Risiko Aufmerksamkeit benötigt, wird es mit derselben Disziplin ins Risk Register aufgenommen.
Zentrale Erkenntnisse aus den letzten zehn Integrationen
Eine erfolgreiche Integration erfordert:
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enge Zusammenarbeit über alle Verantwortungsbereiche eines Unternehmens hinweg, insbesondere Management, Vertrieb, Logistik sowie Finanzen und Administration.
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klare Verantwortung und Verbindlichkeit durch den KAIZEN Lead und das Core Team der Workstream Owner. Jedes Core-Team-Mitglied plant den eigenen Workstream, definiert die Arbeitspakete und übernimmt die Verantwortung für deren Umsetzung. Verantwortung bedeutet nicht, alles selbst erledigen zu müssen, sondern sicherzustellen, dass das Arbeitspaket abgeschlossen wird.
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vollständige Transparenz über Verantwortlichkeiten und Fortschritt. Dies gelingt am besten durch die wöchentlichen Check-ins, in denen jedes Core-Team-Mitglied den Fortschritt präsentiert und mögliche notwendige Anpassungen kommuniziert.
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den Austausch von Best Practices über alle Integrations-KAIZENs hinweg, da viele Herausforderungen — etwa Datenqualität und ERP-Migration — in jedem Projekt wieder auftreten.
Integration bedeutet für das Team vorübergehend mehr Arbeit. Wenn sie jedoch gut strukturiert ist, lässt sich diese Zusatzbelastung minimieren. Gleichzeitig können daraus langfristig effizientere Prozesse entstehen.
Stärkere Plattformen aufbauen
Integration ist sorgfältige Arbeit. Sie betrifft Kunden, Mitarbeitende, Systeme, Verträge, Lieferanten, Produkte und Routinen. Sie erfordert Urteilsvermögen ebenso wie Disziplin.
Unser Ansatz gibt Teams einen klaren Weg, diese Arbeit zu steuern. KAIZEN schafft die Struktur. Visual Project Management hält den Plan sichtbar. Die Plattform setzt um. Die Holding sponsert und unterstützt. Das Team lernt und verbessert sich von Projekt zu Projekt.
So macht HHS aus Akquisitionen stärkere Healthcare-Plattformen: mit Kontinuität für Kunden, Klarheit für Mitarbeitende und einem praktischen Weg zur Wertschaffung.